Şefin Görevi
Birçok işin doğru ve düzgün ilerleyebilmesi için her unvanın birtakım görev ve yetkileri bulunmaktadır. Kamu kurum veya kuruluşlarında şef olarak görev yapan personellerin de belirli sorumlulukları vardır. Şefin görevlerini yönetmeliklere ve kanunlara uygun bir şekilde yerine getirmesi gerekmektedir.
Şefin Görevleri Nelerdir?
- Şef, bulunduğu kurum veya kuruluşun evraklarının kayıt altına alınmasını ve bu evrakların ilgili olduğu kuruma ulaştırılmasını sağlamakla görevlidir.
- Amiri tarafından öngörülen doğrultuda imzalanmış ve incelenmiş evrakların alakadar olduğu birimlere gereğinin yapılması için dağıtılmasını sağlar.
- Bulunduğu kurum veya kuruluşun amirinin yazılmasını istediği yazıların belirlenen sürede ve kurallara uygun bir şekilde yazılmasını sağlar.
- Şefin görevlerinden biri de yer aldığı kurum veya kuruluşlara iletilen ve dosyalanması istenilen evrakları kayıt yaptıktan sonra konularına göre ayırarak dosyalamak ve yer aldığı kurumun havale ettiği yazıların kayıt edilip dağıtımını yapmaktır.
- Gereğinin yapılması için bazı yerlere gönderilen evrakların suretlerinin dosyalarda saklanmasını sağlamak da şefin görevidir.
- Kurumdaki personellerin haklarının korunmasını, personelin izinleri ve raporu var ise raporu aldığı ve işe döndüğü tarihi daire başkanlığına yazılı olarak iletilmesini sağlar.
- Sene sonunda arşivlenmesi, ortadan kaldırılması veya saklanması gerekli olan evrakların belirlenmesini ve bu işlerin sorumluluğunu alır.
- Kurum için gerekli olacak her türlü ihtiyacın temin edilmesini, korunmasını ve bakımının yapılması ile bu işlemlerin kayıt altına alınmasını da şefin görevidir.
- Kurumda çalışan personellerin yıllık izin günlerini belirleyerek liste haline getirir ve yetkili birime onaya gönderir.
- Kurumdaki her çalışanın sağlık kurumuna gitmesi ve dönmesinin ardından alınan çalışabilir raporunun dosyalanması, istirahat raporu olan kişilerin raporlarının kişinin dosyasına konulması ve bu durumların yetkili birime iletilmesi şefin görevidir.
- Şef, yetkili kuruma gelen talimatların personele duyurulmasını sağlar.
- Kurumda çalışan personelin tazminatı, nakil işlemi, bazı mali hakları ve ödeneklerinin ilgili kurum ile yürütülmesini sağlar.
- Çalışmakta olduğu kurumun amirleri tarafından verilecek görevleri yerine getirir ve kuruma gelecek ve gidecek yazılar veya şikayetlerle alakalı bilgileri kuralına göre dosyalarda saklar.
|
Balgın
11 Temmuz 2024 PerşembeŞef olarak görev yaparken, evrakların kayıt altına alınması ve ilgili kurumlara ulaştırılması süreciyle ilgili yaşadığınız herhangi bir zorluk oldu mu? Bu süreçteki en büyük zorluk nedir?
Cevap yazAdmin
11 Temmuz 2024 PerşembeBalgın,
Evrakların kayıt altına alınması ve ilgili kurumlara ulaştırılması sürecinde yaşadığım bazı zorluklar olmuştu. En büyük zorluklardan biri, evrakların zamanında ve doğru şekilde kayıt altına alınmasını sağlamaktır. Bu süreçte, eksik ya da hatalı bilgi girişi ciddi sorunlara yol açabiliyor. Ayrıca, evrakların doğru ve zamanında ilgili kurumlara ulaştırılması da büyük bir önem taşıyor. Bu noktada iletişim kopuklukları ve lojistik sorunlar, işlerin aksamasına neden olabiliyor. Bu tür zorlukları minimize etmek için sürekli takip ve iletişimde bulunmak gerekiyor.